Verwirrte Mami
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Vielleicht hast du das Gefühl, dass der Tag nie genug Stunden hat, um alle deine Aufgaben zu erledigen. Deshalb ist es wichtig, wirksame Zeitmanagement Methoden zu finden, um das Beste aus jedem Tag herauszuholen.
Eine der effektivsten Methoden, um produktiver zu werden, ist, die Kontrolle über deine Zeit zu bekommen. Leider ist Zeit etwas, das du nicht kontrollieren kannst.
Die Zeit ist festgelegt. Wir alle haben jeden Tag vierundzwanzig Stunden, und das können wir nicht ändern. Du kannst dir nicht ein paar Stunden von morgen leihen und sie heute nutzen.
Das bedeutet, dass wir nicht versuchen sollten, die Zeit selbst zu managen, sondern unsere Aktivitäten. Das ist das Einzige, was wir managen können. Die Frage, die du dir stellen musst, ist also: Was willst du in den vierundzwanzig Stunden tun, die du jeden Tag hast?
Wenn du von diesem Punkt ausgehst, hast du einen großen Vorteil, denn du hast die Kontrolle.
Du hast die Kontrolle darüber, was du in der dir zur Verfügung stehenden Zeit tust. Es gibt viele Möglichkeiten, wie du deine Aktivitäten steuern und dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
Hier sind 13 Zeitmanagement Methoden, die dir helfen werden.
1. Die Ivy Lee Methode
Dies ist wahrscheinlich die effektivste Zeitmanagement Methode und Produktivität, die du anwenden kannst. Die Ivy-Lee-Methode wurde von Ivy Lee entwickelt, die 1918 von Charles M. Schwab, dem Vorstandsvorsitzenden von Bethlehem Steel, gebeten wurde, einen Weg zu finden, die Produktivität seiner leitenden Angestellten zu verbessern.
Ivy Lee sagte jedem Manager, er solle die sechs wichtigsten Aufgaben, die er am nächsten Tag erledigen müsse, in der Reihenfolge ihrer Priorität auf einen Zettel schreiben und ihn auf seinem Schreibtisch für den nächsten Tag bereitlegen.
Wenn sie am nächsten Morgen ankamen, begannen sie mit der ersten Aufgabe, strichen sie ab und begannen mit der nächsten.
Wenn du nicht alle sechs Aufgaben erledigen kannst, solltest du die nicht erledigten Aufgaben auf den nächsten Tag verschieben und den Vorgang mit einer anderen Gruppe von sechs Aufgaben wiederholen.
Die Ivy Lee Methode sorgt dafür, dass du dich auf das Wesentliche konzentrierst. Wenn du nur sechs Aufgaben zur Verfügung hast, wirst du keine Aufgaben mit geringem Wert auf deine Liste setzen.
Mit all den digitalen Hilfsmitteln, die heute zur Verfügung stehen, ist dies ein einfacher Weg, um sich auf wichtige Dinge zu konzentrieren. Du kannst zum Beispiel einen Kalender, eine Notizen-App oder einen speziellen Aufgabenmanager verwenden, um deine Sechserliste aufzuschreiben.
2. Kanban
Eine visuelle Zeitmanagement Methode, die dir hilft, den Fortschritt deiner Projekte zu verfolgen – du verfolgst, wie sich die Aufgaben über unterschiedlich beschriftete Spalten bewegen.
Diese Technik wurde in den 1960er Jahren in Japan von Taiichi Ono für Toyota Automotive eingeführt, um die Produktivität und Effektivität in der Fertigung zu steigern.
Sie verbessert die effektive Planung, Zielsetzung, sorgt für die richtige Delegation von Aufgaben.
Für diese Methode kannst du eine Projektmanagement-Software, Stift und Papier oder ein Whiteboard und Haftnotizen verwenden. Bestimme dann die Anzahl der Phasen in deinem Projekt oder deiner Aufgabe und erstelle die Spalten. Du kannst z. B. vier Spalten anlegen und Aufgaben innerhalb eines Projekts über diese Stufen hinweg verschieben:
Backlog – hier sammelst du Ideen und definierst alle deine Aufgaben. Dann entscheidest du, welche Aufgaben in die Spalte „Zu erledigen“ verschoben werden sollen und welche Aufgaben noch warten können.
Zu erledigen – das sind die Aufgaben, an denen du arbeiten wirst.
In Bearbeitung – das sind die Aufgaben, an denen du gerade arbeitest.
Erledigt – Aufgaben, die du abgeschlossen hast.
Die Vorteile dieser Methode sind, dass du die Prinzipien an deine eigenen Bedürfnisse anpassen kannst und du eine klare visuelle Darstellung deiner gesamten Arbeitssituationhast.
3. Time Blocking
Time Blocking ist eine Zeitmanagement Methode, bei der du dir Zeit in deinem Kalender reservierst, um konzentriert zu arbeiten. Es ist eine weitere sehr effektive Methode, um die Aktivitäten, die du jeden Tag ausführst, zu verwalten.
Lass mich dir ein Beispiel aus meinem System geben. Ich schreibe einen Blogbeitrag, ein Podcast-Skript und plane und nehme zwei bis drei YouTube-Videos pro Woche auf. Ich kann nur dann sicherstellen, dass ich Zeit für diese Aufgaben habe, wenn ich in meinem Kalender Zeit für sie einplane.
So habe ich einen zweistündigen Zeitblock in meinem Kalender, um am Montagmorgen meinen Blogbeitrag zu schreiben. Außerdem habe ich einen zweistündigen Block am Dienstagmorgen für das Schreiben meines Podcast-Skripts und einen dreistündigen Block am Freitagmorgen für die Aufnahme meiner YouTube-Videos.
Diese Zeitblöcke sind feste, wiederkehrende Termine in meinem Kalender. Wenn jemand versucht, zu diesen Zeiten einen Termin mit mir zu vereinbaren, wird er sehen, dass ich beschäftigt bin.
Die Zeitblockierung zeigt dir genau, wie viel Zeit du für die Arbeit hast, die wichtig ist. Du kannst die wichtige Arbeit nur dann erledigen, wenn du Zeit dafür hast. Deshalb funktioniert sie so gut.
Damit das Zeitblocken funktioniert, musst du jeden Zeitblock wie einen bestätigten Termin behandeln. Wenn du das nicht tust, hältst du die Zeit, die du dir genommen hast, nicht ein und das Blockieren von Zeit wird sinnlos.
4. Die 2-Minuten-Regel
Ein großes Hindernis für ein effektives Zeitmanagement ist die Prokrastination, und die Anwendung der 2-Minuten-Regel kann helfen, sie zu überwinden. Die meisten niederen Aufgaben sind in der Regel Dinge, die du bereits erledigen kannst, es ist nur schwer, damit anzufangen.
Der erste Teil der Regel, die auf David Allens Buch „Getting Things Done“ zurückgeht, besagt, dass man eine Aufgabe, für die man weniger als zwei Minuten braucht, einfach erledigen sollte. Beende sie und erledige sie an Ort und Stelle.
Der zweite Teil der Regel besagt, dass du, wenn du eine neue Gewohnheit begonnen hast, sicherstellen sollst, dass du dafür weniger als zwei Minuten brauchst, denn sie folgt der Idee, dass jedes Ziel in zwei Minuten oder weniger begonnen werden kann.
5. Pomodoro-Technik
Bei der Pomodoro-Technik stellst du dir einen Timer für 25 Minuten und arbeitest in diesen 25 Minuten konzentriert und ungestört. Sobald der Wecker klingelt, machst du eine fünfminütige Pause und stellst den Wecker für weitere fünfundzwanzig Minuten konzentriertes Arbeiten.
Die Pomodoro-Technik ist eine hervorragende Methode für Menschen, denen es schwerfällt, sich auf eine Sache zu konzentrieren und die sich leicht ablenken lassen.
Am Ende der fünfundzwanzig Minuten weißt du, dass du dich fünf Minuten lang mit etwas anderem beschäftigen kannst, was dir die Motivation gibt, bis zum Ende der fünfundzwanzig Minuten durchzuhalten.
Es gibt eine Reihe von Anwendungen für deine mobilen Geräte und deinen Desktop, die dir einen Timer zur Verfügung stellen und dir helfen, dich auf das zu konzentrieren, worauf du dich konzentrieren willst.
6. 2+8 Priorisierungsmethode
Ähnlich wie bei der Ivy-Lee-Methode wählst du bei der 2+8-Priorisierungsmethode zwei Pflichtaufgaben und acht andere Aufgaben aus, die du am nächsten Tag erledigen möchtest. Die beiden Muss-Aufgaben müssen auf jeden Fall erledigt werden.
Für die acht verbleibenden Aufgaben wirst du alles tun, was du kannst, um sie zu erledigen, aber es wäre kein Weltuntergang, wenn du sie nicht erledigen kannst.
Der Zweck der 2+8 Priorisierungsmethode ist es, deine Aufmerksamkeit auf das zu lenken, was wichtig ist. Deshalb entscheidest du schon am Vortag, was auf deiner Liste stehen soll. Auf diese Weise weißt du zu Beginn des Tages genau, was zu tun ist, und verschwendest keine Zeit mit der Entscheidung, was zu tun ist.
Du brauchst nur zehn Minuten, bevor du den Tag beendest, um auf deine Liste mit den zu erledigenden Dingen zu schauen und deine Prioritäten für den nächsten Tag festzulegen, je nachdem, welche Termine du hast und wo du sein wirst.
7. Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix wird mit dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower in Verbindung gebracht. Bei dieser Zeitmanagement Methode geht es weniger darum, die Zeit zu managen, sondern vielmehr darum, Prioritäten für deine Arbeit zu setzen.
Die Matrix setzt sich aus vier Quadranten zusammen:
Quadrant 1 – Wichtig und dringend
Quadrant 2 – Wichtig und nicht dringend
Quadrant 3 – Nicht wichtig und dringend
Quadrant 4 – Nicht wichtig und nicht dringend
Die Idee ist, dass du dich von den Quadranten 3 und 4 so weit wie möglich fernhältst und versuchst, so viel Zeit wie möglich in Quadrant 2 zu verbringen. Quadrant 2 wird dir helfen, deine Zeit besser zu managen und Aufgaben, die in Quadrant 1 fallen, zu reduzieren.
Aufgaben im Quadranten 2 haben mit der Pflege deiner Gesundheit, dem Voraussehen zukünftiger Probleme und der Planung zu tun. Aufgaben aus Quadrant 1 sind die Aufgaben, die gerade jetzt anfallen und deine Aufmerksamkeit brauchen.
Du kannst Aufgaben aus allen vier Quadranten nicht vermeiden. Viele Dinge, die in Quadrant 4 fallen, haben zum Beispiel mit Ruhe und Entspannung zu tun, aber wenn du zu viel davon machst, bringst du nichts Wichtiges voran.
8. Eat the Frog
Eat the Frog ist ein Begriff von Brian Tracy, der sich darauf bezieht, dass man seine größte Aufgabe zuerst erledigt. Er geht auf ein Zitat von Mark Twain zurück, der sagte:
„Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, ist es am besten, es gleich morgens zu tun. Und wenn du zwei Frösche essen sollst, ist es am besten, den größten zuerst zu essen.“
Es gibt kein besseres Gefühl, als eine große Aufgabe zu erledigen und sie hinter sich zu bringen.
Das Konzept legt nahe, dass, wenn du deine größte Aufgabe zuerst erledigst, das Gefühl der Vollendung so groß sein wird, dass dir die restlichen Aufgaben im Vergleich dazu wie ein Kinderspiel vorkommen werden.
9. SMART-Ziele
SMART ist ein Akronym und steht für Specific (spezifisch), Measurable (messbar), Attainable (erreichbar), Relevant (relevant) und Time-Bound (zeitlich begrenzt).
Spezifisch: Du musst deine Ziele klar, prägnant und signifikant definieren, damit du genau weißt, was du tun musst.
Messbar: Um dein Ziel zu erreichen, solltest du in der Lage sein, seine Fortschritte zu überwachen und zu bewerten. Dazu kannst du Metriken, Zahlen oder kleinere Aufgaben verwenden, die den Fortschritt anzeigen.
Erreichbar: Dein Ziel muss realistisch sein, d. h. du musst dir etwas zutrauen, aber es darf nicht zu weit gehen.
Relevant: Ein Ziel sollte mit deinen Projekten und Aufgaben sowie deinen langfristigen Plänen übereinstimmen. Außerdem musst du dir überschaubare Aufgaben setzen.
Zeitlich begrenzt: Ein Ziel sollte sich zeitlich nicht zu sehr ausdehnen, weil es dann schwieriger ist, es zu erreichen. Stattdessen sollte es eine zeitliche Begrenzung mit einer bestimmten Frist haben.
Um SMARTe Ziele zu setzen, kannst du Vorlagen verwenden oder dein eigenes System zur Zielverfolgung erstellen.
10. Pareto-Prinzip
Dabei handelt es sich weniger um eine Zeitmanagement Methode als vielmehr um eine Beobachtung, die dir helfen kann, an den Dingen zu arbeiten, die dir die meisten positiven Ergebnisse bringen:
Das Pareto-Prinzip besagt, dass bei vielen Ergebnissen etwa 80 % der Folgen auf 20 % der Ursachen zurückzuführen sind (die „entscheidenden Wenigen“).
Übertragen auf Zeitmanagement und Produktivität bedeutet das, dass du zuerst herausfindest, mit welchen Aufgaben du 80 % deiner Ergebnisse erzielst. Wenn du zum Beispiel Schriftsteller bist, wird es im Verhältnis mehr zum fertigen Artikel oder Buch beitragen, wenn du dich vor den Computer setzt und Zeit mit dem Schreiben verbringst, als wenn du dich über Schreibanwendungen und -werkzeuge informierst.
Ähnlich verhält es sich im Geschäftsleben: Wenn du vor deinem Kunden (oder Interessenten) stehst, hat das einen viel größeren Einfluss auf deine Verkaufsleistung als die Planung einer Verkaufsstrategie oder das Erstellen von Listen potenzieller Interessenten.
Auch wenn die Aufgaben, die 20 % zu deinen Ergebnissen beitragen, ihren Platz haben, sollten sie nicht dazu führen, dass du den Großteil deiner Zeit damit verbringst. Beispiele dafür wären Verkäufer/innen in Personalbesprechungen, Lehrer/innen, die Anwesenheitsberichte schreiben, und Unternehmer/innen, die grundlegende Verwaltungsaufgaben erledigen.
Das Pareto-Prinzip ist die Grundlage für die 2+8 Priorisierungsmethode (siehe oben).
11. NET (No Extra Time)
NET ist eine Art Joker. Aber Tony Robbins, einer der weltbesten Business-Coaches, befürwortet es. NET funktioniert, weil wir jeden Tag einen großen Teil unserer Zeit damit verschwenden, in Warteschlangen zu stehen oder auf etwas zu warten. Es ermutigt dich, diese Zeit zu nutzen, um zu arbeiten.
Wenn du zum Beispiel auf den Beginn eines Meetings wartest, kannst du auf deine E-Mails antworten oder deinen Posteingang bearbeiten. Du könntest auf einige deiner Slack- oder Microsoft Teams-Nachrichten antworten oder Ideen recherchieren, die recherchiert werden müssen. Unsere Mobiltelefone haben uns die Möglichkeit gegeben, viele Arbeiten zu erledigen, für die wir früher an einem festen Ort sein mussten.
Ich nutze NET, wenn ich darauf warte, dass ein Zoom-Anruf beginnt. Ich sitze bereits an meinem Computer und während ich auf den Beginn des Treffens warte, bearbeite ich meine E-Mails oder Nachrichten oder erledige grundlegende Verwaltungsaufgaben. Es ist erstaunlich, wie viel von dieser Arbeit man in fünf Minuten erledigen kann.
12. Task Batching (Aufgabenaufteilung)
Bei dieser Methode werden ähnliche Aufgaben gruppiert und der Tag für die Erledigung dieser Aufgaben zeitlich festgelegt. Du kannst jede Aufgabe einer bestimmten Kategorie zuordnen, um die Bündelung einfacher und effektiver zu gestalten.
So kannst du z. B. Tätigkeiten wie das Beantworten von E-Mails, das Anrufen von Kunden und Besprechungen in einer Kategorie als Verwaltungsaufgaben zusammenfassen.
Durch das Stapeln von Aufgaben kannst du so viele ähnliche Aufgaben wie möglich in eine Hauptaktivität packen, damit du deinen Tag nicht in zeitraubende Unternehmungen aufteilst, die deine Arbeit stören.
13. ABCDE
Die ABCDE-Methode wurde von Alan Lakein erfunden und in seinem Buch „How to Get Control of Your Time and Your Life“ beschrieben. Sie kann dir dabei helfen, Aufgaben zu priorisieren und die für ihre Erledigung erforderliche Zeit zu optimieren.
Du schreibst ein A (am wichtigsten), B (wichtig), C (gut zu erledigen), D (delegieren) oder E (möglichst eliminieren) neben jede Aufgabe oder Aktivität und ordnest sie entsprechend den Buchstaben nach Priorität.
Jedes Mal, wenn eine neue Aufgabe auftaucht, solltest du sie zu deiner ABCDE-Aufgabenliste hinzufügen.
Schlussgedanken
Alle diese Zeitmanagement Methoden sind einfach und leicht umzusetzen. Du brauchst keine ausgefallene Software oder Tools. Dein Kalender oder eine Notizen-App funktionieren zum Beispiel perfekt. Außerdem haben sie sich in der Praxis bewährt.
Wenn du nach einer einfachen Möglichkeit suchst, deine Produktivität und deine Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern, dann wird dir jede dieser 13 Zeitmanagement Methoden hervorragende Ergebnisse liefern.